Département Cadre de vie et Démocratie locale Emploi
RESPONSABLE DU POLE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES SERVICES TECHNIQUES H/F
Pôle Gestion administrative et financière
Catégorie pour la fonction publique A
Postuler avant le
Publié le
Description du poste
Vous assurez la cohérence administrative et financière du département PBCV garante de la qualité de l’accueil, de l’orientation du public et des réponses aux administrés et aux organismes extérieurs. Vous êtes garant.e de la qualité des actes et démarches administratifs produits par les différents services du département ainsi que de la fiabilité de l’exécution budgétaire.
Vous participez au comité de direction du département PBCV.
Missions
Management
Encadrer la cellule administrative : secrétaires et assistantes, en charge du secrétariat et de l’accueil
Encadrer la cellule financière composée d’une responsable et de deux gestionnaires comptables
Organiser les réunions d’équipe
Réaliser les entretiens individuels annuels
Cellule administrative
Organiser l’accueil du public
Organiser les missions des différents agents en lien avec les différents services du département
Vérifier, contrôler et assurer le suivi des parapheurs
Attribuer les courriers qui passent au comité de direction via le logiciel adapté
Rédiger des courriers
Cellule financière
Suivre, en collaboration avec la cellule, les marchés publics, les marchés subséquents, les avenant, les actes de sous-traitance, les réceptions de travaux…
Assurer le lien avec la direction des finances de la ville
Aider au montage et au suivi budgétaire des différentes directions
Missions transverses
Aider à la préparation et au suivi des commissions de sécurité et des autorisations de travaux ERP, en lien avec le préventionniste et le secrétariat
Rédiger des décisions à la signature du Maire (permis de construire, de démolir, déclaration préalable de travaux, permis d’aménager)
Rédaction des délibérations (rapport d’activités des syndicats intercommunaux) et actualisation annuelle des droits de voirie
Vérifier les arrêtés d’alignement avec transmission en préfecture via le logiciel PASTELL et aux services destinataires
Rédaction des arrêtés portant interdiction d’événement dans des ERP non déclarés
Être référent de la communication au sein du Département
Suivre l’organisation du réseau informatique des services du Département
Suivre les logiciels utilisés par les service techniques (en collaboration avec la Direction du Numérique) : Gargantua, geodp, librair, oxalys
Gérer l’archivage
Participer aux réunions de coordination et de déclenchement de l’astreinte salage et préparer les courriers aux différents services
Participer à la cellule de veille squat, hebdomadaire de la ville
En l’absence de l’instructrice du domaine public vous serez également amené.e à rédiger des arrêtés et des permissions de voirie ; réaliser des autorisations liées au droit de tournage et réaliser des autorisations liées aux manifestations exceptionnelles (gestion technico-adminsitrative).
Compétences requises
Savoir :
Connaissance de la culture territoriale
Maîtrise de la construction et de l’exécution d’un budget municipal en investissement et en fonctionnement
Maîtrise des règles de la comptabilité publique
Connaissance des marchés publics
Notions des règles applicables aux ERPS
Notions des règles d’occupation du domaine public
Savoir-faire
Management
Maîtrise de l’outil informatique : logiciels de bureautique et logiciel métiers Civil net finance, Oxalys, Gargantua, LIBRAIR
Capacité de rédaction de comptes-rendus, rapports, courriers, notes administratives
Pilotage de réunions
Savoir-être :
Sens du service public
Autonomie, prise de responsabilité
Sens du contact et diplomatie
Rigueur et réactivité
Confidentialité
Capacité à travailler en équipe
Profil demandé
Formation niveau bac +3 obligatoire, un niveau bac +5 serait un plus
Expérience : 3 ans sur un poste similaire
Conditions de travail
Durée hebdomadaire : 37h30
- Avantages de la collectivité : Régime indemnitaire avantageux, RTT, restauration collective, Comité d’action sociale et culturelle dynamique, participation à la mutuelle santé, prise en charge à hauteur de 75 % des frais de transports en commun, Compte Épargne Temps rémunéré sous conditions.
Postuler en ligne ou par courrier
Toutes les candidatures sont à adresser à l'attention de :
Monsieur le Maire de Pantin
Conseiller métropolitain
84/88 Avenue du Général Leclerc
93507 Pantin cedex